仕事を抱え込まない人が「先に決めている」5つのポイント

人生の学校、1時間目。
月曜日は、仕事の授業です。

今日は黒板に、一つの言葉を書きます。

「抱え込まない」

仕事ができる人ほど、頼まれます。

「これもお願いできますか」
「少しだけ確認してもらえますか」

そのたびに「分かりました」と引き受けていると、夕方になって、ようやく自分の仕事を始めることになります。

これは、断るのが苦手だからという話だけではありません。

何を引き受け、どこまで自分でやるのか。その基準が決まっていないと、仕事は際限なく増えていきます。

まず、整理しましょう。

抱え込まない人は、忙しくなってから仕事を手放すのではありません。忙しくなる前に、次の5つを決めています。

① 自分がやる範囲

「自分にもできるから、自分でやる」

責任感のある言葉ですが、小さな落とし穴があります。

資料一つでも、内容を考え、数字を集め、文章を整え、見た目を直すところまで全部持てば、時間はいくらあっても足りません。

自分が担うのは、判断までか。
最終確認までか。
作業まで含めるのか。

「できること」と「自分がやるべきこと」は、同じではありません。

② 人に任せる仕事

人に任せるのは、忙しくなってから。そう考えていると、結局は「説明するより、自分でやった方が早い」となります。

だから、余裕のある時に決めておきます。

同じ手順で繰り返す仕事。
やり方を言葉にできる仕事。
完成の見本を示せる仕事。

任せるとは、丸投げではありません。相手が迷わないように、手順とゴールを渡すことです。

③ 今日やらないこと

仕事は、仕事を連れてきます。

メールを一通確認したつもりが、別の作業を思い出す。資料を開けば、今すぐ必要のない修正まで気になる。

そこで、「今日はやらないこと」も決めます。

ただ後回しにするのではなく、

「この確認は水曜日」
「この修正は来週」

と、取りかかる日を決めておく。

今日やらないと決めることも、仕事を進めるための判断です。

④ 仕事を止める地点

真面目な人ほど、仕事を終えるのが苦手です。

誤字を直したら、言い回しが気になる。言葉を整えたら、今度は資料の色が気になる。

丁寧さは大切です。けれど、すべてを100点にしようとすると、大切な仕事に使う時間までなくなります。

資料は、相手が判断できれば完成。
メールは、要件と期限が伝われば送る。
会議は、次の行動が決まれば終わる。

仕事には、「終わりの合図」が必要です。

⑤ 引き受ける基準

頼まれた瞬間に「分かりました」と答える前に、三つだけ確認します。

なぜ、自分が担当するのか。
いつまでに必要なのか。
引き受けると、ほかの仕事に何が起きるのか。

すぐに判断できなければ、「予定を確認してから、お返事します」で構いません。

すぐに答えないことは、逃げではありません。責任を持って答えるための、小さな時間です。

頑張る前に、仕事の入り口を整える

抱え込まない人は、仕事をしない人ではありません。

自分が力を使う場所を、先に決めている人です。

どこまで自分でやるのか。
何を任せるのか。
何を今日はやらないのか。
どこで終えるのか。
何を基準に引き受けるのか。

抱え込まなくても進む形をつくる。

今日の授業で覚えて帰ってほしいのは、この一点です。

今日の宿題🖊️

今、抱えている仕事を一つだけ思い浮かべてください。

そして、

「この仕事は、どこまで自分がやる必要があるだろう？」

と問い直してみましょう。

全部を手放す必要はありません。まずは、自分でなければならない部分を見つけるだけで十分です。

授業の続きは、放課後へ。