仕事のミスが少ない人が、始める前と終わる前に確認していること

人生の学校、1時間目。
月曜日は、仕事の授業です。

メールを送った直後に、添付忘れに気づく。
仕上げた資料を渡したら、「欲しかったのは、この数字なんだけど」と言われる。

どちらも、できれば避けたい場面ですね。

そんな時、つい「もっと気をつけよう」と思います。
でも、次も同じように忙しければ、また見落とすかもしれません。

今日は黒板に、二つの言葉を書きます。

「始める前」と「終わる前」

確認することを、全部覚えておこうとすると大変です。いつ、何を見るのかを決めておくと、仕事の途中で気にかけることが少し減ります。

今日は、そのための五つの確認です。

① 「できるだけ早く」を、そのままにしない

仕事を頼まれた時、「なるべく早くお願いします」と言われることがあります。

こちらは明日のつもりでも、相手は今日の夕方を待っている。お互いに急いでいるつもりなのに、認識が違うのです。

「今日の17時まででよいですか」

ここまで確かめておけば、ほかの仕事との順番も決められます。

日付だけでよい仕事もあれば、時刻まで必要な仕事もあります。まずは、相手がいつ使うものなのかを聞いてみましょう。

② 何を出せば「完了」なのか

「資料をまとめておいて」と頼まれたら、何を思い浮かべますか。

数字を一覧にする。
グラフを作る。
説明文もつける。

同じ言葉でも、思い浮かべる完成形は人によって違います。

「数字の一覧まででよいですか。それとも、比較できるグラフも必要ですか」

始める前に、完成形を一つ確かめる。

ゴールが曖昧なままだと、必要なものが抜けたり、求められていないところへ時間をかけたりしてしまいます。

③ 相手が、どこを見たいのか

完成形が分かったら、もう一つ聞いておきたいことがあります。

「特に確認したいのは、どの部分ですか」

たとえば売上資料なら、先月との違いを見たいのか、目標まであといくらなのかを知りたいのか。

ここが分かると、数字の並べ方や、最初に伝えることが変わります。

丁寧に作った資料ほど、直しを頼まれると少し残念ですよね。だからこそ、手をかける前に、相手が見たいところを確かめておきます。

④ 分からないところを、想像で埋めない

「たぶん、こういう意味だろう」

慣れた仕事ほど、そう思って進めることがあります。

けれど、前回と今回で条件が違うかもしれません。使う数字の期間や、対象となるお客様が違うだけでも、結果は変わります。

全部を聞き直す必要はありません。

「今回は、前回と同じ範囲でよいですか」

分かっているところと、確かめたいところを分けて聞けば、相手も答えやすくなります。

聞くのをためらった一箇所が、あとで大きな修正になることもあります。

⑤ 送る前の5分を、予定に入れる

仕事が終わると、すぐに送信したくなります。

その気持ちは分かります。特に、次の仕事が待っている時はなおさらです。

そこで、最後の5分も作業時間に含めておきましょう。

名前、数字、日付、宛先、添付ファイル。

「全体を何となく眺める」より、見る場所を決めて一つずつ確かめます。

送信ボタンを押すところまでが、仕事です。その手前に、見直す時間を残しておくのです。

「気をつけます」を、具体的な行動にする

ミスをしたあとに、「次は気をつけます」と言うのは簡単です。

でも、その次の仕事で何を変えるかまで決めておくと、同じ失敗を防ぎやすくなります。

始める前に、期限と完成形を聞く。
終わる前に、数字と添付を確かめる。

確認する場所が決まれば、毎回すべてを心配しなくても済みます。

やり直しを減らすための時間も、仕事のうち。

今日は、この一言を覚えて帰ってください。

今日の宿題🖊️

次に送るメールや資料で、見直すところを一つだけ決めてください。

「送る前に、添付ファイルを開いて確かめる」

そんな一つで十分です。今日の仕事で、さっそく試してみましょう。

授業の続きは、放課後へ。

すすむ先生