仕事が速い人は、始める前に「終わり」を決めている
人生の学校、
月曜日は「仕事」の授業です。
仕事を早く終わらせようとすると、多くの人は「もっと手を速く動かそう」と考えます。
けれど、本当に時間を奪っているのは、作業そのものではないことがあります。
「この内容で足りるだろうか」
「もう少し直した方がいいのではないか」
そうやって、作業の途中で何度も迷う。その時間が、仕事を長くしているのです。
人生の学校、今日は仕事の授業です。
終わりが曖昧な仕事は、どこまでも続く
たとえば、会議で使う資料を作るとします。
何となくパソコンを開いて作り始めると、情報を増やし、見出しを直し、図の位置を変え、色まで気になってきます。作業は進んでいるのに、いつ完成するのか分かりません。
理由は単純です。
始める前に、「何ができたら終わりなのか」を決めていないからです。
ゴールのない仕事では、途中で見つかる改善点が、すべて新しい仕事になります。良くしようと思えば、いくらでも直せます。だから、時間だけが過ぎていきます。
仕事が速い人は、手の動きが特別に速いわけではありません。最初に終わりを決め、途中で判断する回数を減らしています。
完璧を目指すほど、完成から遠ざかることがある
丁寧に仕事をすることは大切です。ただし、「丁寧」と「終わりがない」は別の話です。
私も以前は、資料に手をかけるほど、良い仕事になると思っていました。何度も見直し、細かな表現まで直す。けれど振り返ると、それは質を高めるためというより、「これで出して大丈夫だろうか」という不安を消すための作業だったことがあります。
完璧主義が厄介なのは、「どこまでやれば完璧か」を決められないことです。
完璧を目指すより、今回の目的に対して十分な状態を決める。その方が、仕事の質も時間も管理しやすくなります。
全部やる必要はありません。
始める前に決める、三つのこと
まず、整理しましょう。
仕事に取りかかる前に、次の三つを決めます。
1．ゴール
この仕事によって、誰に、何をしてほしいのか。
会議資料なら、「参加者に新しい企画を始めるか判断してもらう」がゴールです。資料をきれいに作ること自体が、ゴールではありません。
2．完成基準
何がそろえば、そのゴールを達成できるのか。
たとえば「企画の内容・必要な費用・主な懸念点を三枚にまとめる」と決めます。完成基準が明確なら、入れるべき情報と、今回は入れなくてもよい情報を分けられます。
3．期限
いつまでに、誰へ渡すのか。
「今日中」ではなく、「今日の17時までに上司へ共有する」と具体的にします。締め切りが明確になると、残り時間に合わせて、どこに力を使うかを選べます。
この三つが決まれば、途中で迷ったときにも戻る基準があります。
「この修正は、相手の判断に必要か」
「完成基準を満たすために必要か」
「期限までにやるべきか」
答えが「いいえ」なら、今は手をつけなくてよい仕事かもしれません。
最初から完成形が見えない仕事なら
企画や調査のように、始める前から完成形を決めにくい仕事もあります。
その場合は、仕事全体の終わりではなく、「次の区切り」を決めてください。
「三つの事例を調べたら、一度相談する」
「30分考えたら、仮案を一つ出す」
これも立派な終わりです。
終わりを決めることは、仕事を雑に済ませることではありません。今の段階で必要なところまで、きちんと進めるための判断です。
仕事の速さは、作業量だけでは決まりません。
迷う時間を、どれだけ減らせるかで変わります。
今日の宿題🖊️
今抱えている仕事を一つ選び、次の一文を完成させてみてください。
「この仕事は誰のために、何ができたら、いつまでに終える」
書けなかった部分が、その仕事が長引いている理由かもしれません。
まず何をするかではなく、どこまでやれば終わりなのか。
始める前に、一度決めてみてください。
人生の学校｜「仕事」担当 すすむ先生
